老跟单离职那天，客户资料和工艺单怎么交？服装erp里这几步别省

绍兴一家做男装衬衫的厂，跟单小周干了四年，上个月提了离职。她走的那天，老板才发现一件事：六十多个客户的对账习惯、每个客户的常订款、报价浮动区间、打样要求，一半在她个人的微信收藏里，一半在她电脑桌面一个叫"工作"的文件夹里。新来的跟单接了三个星期，把两家老客户的报价报串了，一家常年给九二折的被按九七折报了出去，客户直接打电话到老板手机上。

先想清楚：这些东西到底归谁

不少老板觉得"客户是小周跟出来的，资料留她那儿正常"。账不能这么算：客户是厂里的客户，对账记录、报价单、工艺要求，全是厂里的经营数据。小周用自己微信记对账，等于厂里的账本存在员工个人手里——平时方便，走的那天就是风险。这家衬衫厂后来盘点，光是把小周手里的东西收拢回来，就花了九天，中间还漏了两个客户的打样习惯，补记全靠回忆。

上系统之后，交接就是几步操作的事

同样一家规模的厂，如果客户资料、报价、订单流转都在服装erp里，离职交接就是下面这几步，一个下午能办完：

• 权限先收再交：离职当天先停她的账号，再把她的客户分配给接手的跟单——客户跟着账号走，不跟着人走；
• 报价历史直接翻：每个客户的历次报价、成交价、折扣都在客户档案里，新跟单照着近一年的成交价报，报串的概率就没了；
• 工艺单挂在订单上：打样要求、尺寸表、面辅料要求当初就录在订单里，不依赖任何一个人的电脑桌面；
• 操作日志看一眼：离职前一个月的操作记录过一遍，导出、删除类的动作有个数，心里踏实；
• 数据备份当天做：交接完做一次全量备份，备份文件由老板或财务收着，不放在离职员工够得着的地方。

平时就要定的四条规矩

交接顺不顺，其实在上系统那天就决定了。四条规矩，贴在办公室墙上：

一、客户资料只进系统，不进个人微信

微信可以用来沟通，但聊完的客户要求、报价结果，当天录回系统。这条最难坚持，也最值钱——坚持一年，任何一个跟单走人，厂里都不伤筋动骨。

二、账号一人一个，不共用

有的厂为了省账号钱，几个跟单共用一个号，结果出了问题查不到是谁改的。账号费一年没几个钱，共用账号丢掉的是每一笔操作的来龙去脉。

三、敏感字段按岗位开

客户的拿货价、折扣底线这种字段，跟单岗位能看到自己名下客户的，看不到别人的；单价成本只有老板和财务能开。权限开得细，不是防贼，是让每个人只看自己该看的，也少一层"人走了带走什么"的顾虑。

四、季度做一次备份

三个月一次，全量导出，财务和老板各存一份。备份这件事平时没人想起，出事那天值一套系统的钱。

那家衬衫厂后来怎么做的

老板在系统里把权限重新分了一轮：跟单只看自己名下客户，报价历史全员可见但折扣字段只对老板开，小周走之前把名下六十多个客户在系统里逐个移交给新跟单，操作日志留档。第二个新跟单上岗，第一周就独立报准了两单——因为价格她翻记录就能对上，不用再问任何人。老板的原话："以前人走了像搬了一次家，现在像换了个座位。"

员工来来去去是常态，厂里的账和客户资料不能跟着人走。这件事花不了几个钱，只花一次立规矩的功夫。

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